Jest październik. Kukurydza z nowych zbiorów wchodzi na rynek, a ceny są najniższe w roku. Kierownik zakupów chce już teraz kupić kukurydzę także na luty i marzec, wiedząc, że w poprzednich latach ceny wiosną wyraźnie rosły. Dyrektor finansowy pyta o pieniądze zamrożone w każdej magazynowanej tonie i o koszt magazynowania. Wolna pojemność silosów wytwórni też jest ograniczona. To, kto ma rację, zależy od tego, jak ceny rzeczywiście się zmienią i jak te ograniczenia działają razem.
Ile daje tona kupiona dzisiaj?
Weźmy przykład (liczby są przykładowe). Kukurydza kosztuje dziś 9300 TRY za tonę. Dział zakupów spodziewa się 9500 w drugim miesiącu, 9900 w trzecim i 10 200 w czwartym. Magazynowanie tony przez miesiąc kosztuje 90 TRY, łącznie z ubezpieczeniem, ubytkami i finansowaniem.
Kupienie dziś tony do zużycia w drugim miesiącu kosztuje 9300 + 90, czyli 9390 TRY. Kupienie jej w drugim miesiącu kosztuje 9500. Zysk wynosi 110 TRY na tonie. Kupienie dziś tony do zużycia w czwartym miesiącu kosztuje 9300 + 3 × 90, czyli 9570 TRY. Kupienie jej w czwartym miesiącu kosztuje 10 200. Zysk wynosi 630 TRY na tonie. Jeśli prognoza się sprawdzi, każda tona kupiona dziś daje tym więcej, im odleglejszy jest miesiąc, na który jest kupowana.
Gdy ograniczeniem jest miejsce w silosach
Wytwórnia zużywa 2500 ton kukurydzy miesięcznie i poza potrzebami bieżącego miesiąca ma tylko 4000 ton wolnej pojemności silosów. Nie da się kupić wszystkiego dzisiaj. Pytanie się zmienia: którym miesiącom przydzielić ograniczone miejsce w silosach i w którym miesiącu kupić resztę?
Takie pytania trudno rozwiązać ręcznie, bo decyzja w każdym miesiącu wpływa na miejsce w silosach w miesiącu następnym. Zapas zużyty w drugim miesiącu zwalnia miejsce na nowy zakup na trzeci. Model wielookresowy rozwiązuje wszystkie miesiące razem i jednocześnie decyduje, ile w każdym miesiącu kupić, zmagazynować i zużyć. Model podaje też cenę dualną pojemności silosów. Ta wartość pokazuje, ile dałaby jedna tona miejsca w silosie więcej, i mówi wprost, do jakiej ceny opłaca się wynająć powierzchnię magazynową.
Receptury też zmieniają się z okresem
Prawdziwa siła planowania wielookresowego polega na tym, że nie traktuje zakupów w oderwaniu od receptur. Jeśli kukurydza zdrożeje w czwartym miesiącu, receptury na ten miesiąc mogą przejść na pszenicę lub jęczmień. Magazynowanie kukurydzy na czwarty miesiąc daje wtedy mniej, niż oczekiwano, bo receptura i tak zużyje w tym miesiącu mniej kukurydzy. Wytwórnia, która planuje zakupy i układanie receptur osobno, nie widzi tej zależności.
Kontrakty są częścią tego samego modelu. Jeśli wiesz, że w określonym dniu odbierzesz określoną ilość śruty sojowej, ta dostawa trafia bezpośrednio do zapasu i miejsca w silosach w danym miesiącu. Jeśli statek się spóźni albo kontrakt zostanie anulowany, ponowne rozwiązanie modelu z aktualnymi informacjami automatycznie koryguje także plan na pozostałe miesiące.
Popyt na paszę to też prognoza
W planie wielookresowym prognozą są nie tylko ceny, ale też to, ile paszy zostanie wyprodukowane w każdym okresie. Popyt na pasze dla przeżuwaczy w większości regionów rośnie zimą, gdy kończą się pastwiska. W paszach dla drobiu popyt wyznaczają harmonogramy wstawień i okresy świąteczne. Jeśli prognoza popytu jest za wysoka, wytwórnia trzyma większy zapas, niż potrzebuje, i koszt magazynowania idzie na marne. Jeśli jest za niska, trzeba w drogim miesiącu pilnie kupować na rynku.
Dlatego prognozy popytu od działu sprzedaży powinny trafiać do planu i być porównywane z rzeczywistą sprzedażą przy każdej aktualizacji. Jeśli różnica między prognozą a wykonaniem przez kilka miesięcy idzie w tym samym kierunku, metodę prognozowania trzeba poprawić. Rozmowa zakupów, sprzedaży i recepturzystów nad tym samym planem przyspiesza tę korektę.
Prognozy mogą się mylić
Wszystko to opiera się na prognozach cen, a prognozy cen często się mylą. Jeśli w czwartym miesiącu kukurydza zostanie przy 9400 TRY zamiast 10 200, każda tona kupiona dziś i magazynowana trzy miesiące będzie kosztować 9570 TRY, co oznacza stratę 170 TRY na tonie. Dlatego lepiej prowadzić planowanie wielookresowe na kilku scenariuszach niż na jednej prognozie.
Metoda, która dobrze sprawdza się w praktyce, wygląda tak. Przygotowuje się scenariusz bazowy, scenariusz niskich cen i scenariusz wysokich cen. Model rozwiązuje się dla każdego z nich i porównuje zalecane ilości zakupu. Ilość zalecana we wszystkich trzech scenariuszach to zakup, którego można dokonać z pewnością. Część, w której scenariusze bardzo się różnią, to część ryzykowna, a decyzja w jej sprawie zależy od skłonności firmy do ryzyka. Niektóre firmy dzielą tę część na kilka transz i rozkładają ją w czasie.
Jak często aktualizować?
Planu wielookresowego nie robi się raz i nie odkłada na półkę. Trzeba go rozwiązywać ponownie co miesiąc z nowymi cenami, nowymi prognozami i rzeczywistym zużyciem. Decyzje dla pierwszego miesiąca są realizowane, a decyzje dla kolejnych miesięcy pozostają mapą drogową i są weryfikowane przy każdej aktualizacji. Takie kroczące podejście zachowuje długą perspektywę, a jednocześnie dostosowuje się do zmian krótkoterminowych.
OptiFormula Ultimate prowadzi optymalizację z wyprzedzeniem w okresach tygodniowych lub miesięcznych. Rozwiązuje razem prognozy cen na przyszłe okresy, kontrakty terminowe, limity silosów i okresowy popyt na paszę. Dział zakupów może wtedy decydować, patrząc na cały horyzont planowania, a nie tylko na dzisiejszą cenę.
Nie ma jednej odpowiedzi na pytanie, czy kupować w żniwa, czy wiosną. Odpowiedź zależy od różnicy cen, kosztu magazynowania, miejsca w silosach i tego, czego receptury będą potrzebować w tych miesiącach. Plan, który widzi to wszystko razem, daje znacznie pewniejszą podstawę niż decyzja podjęta na wyczucie.
