Bây giờ là tháng Mười. Ngô vụ mới đang ra thị trường và giá ở mức thấp nhất trong năm. Trưởng phòng mua hàng muốn mua ngay bây giờ cả lượng ngô cho tháng Hai và tháng Ba, vì biết rằng những năm trước giá đã tăng đáng kể vào mùa xuân. Giám đốc tài chính hỏi về số vốn bị giữ trong mỗi tấn lưu kho và chi phí lưu kho. Sức chứa silo còn trống của nhà máy cũng có hạn. Ai đúng phụ thuộc vào việc giá thực tế biến động ra sao và các giới hạn này tác động cùng nhau thế nào.
Mua một tấn hôm nay mang lại bao nhiêu?
Lấy một ví dụ, với các con số chỉ mang tính minh họa. Ngô hôm nay giá 9.300 TRY một tấn. Bộ phận mua hàng dự kiến tháng thứ hai là 9.500, tháng thứ ba 9.900 và tháng thứ tư 10.200. Lưu kho một tấn trong một tháng tốn 90 TRY, bao gồm bảo hiểm, hao hụt và chi phí vốn.
Mua hôm nay một tấn để dùng trong tháng thứ hai tốn 9.300 + 90, tức 9.390 TRY. Mua vào tháng thứ hai tốn 9.500. Lợi ích là 110 TRY một tấn. Mua hôm nay một tấn để dùng trong tháng thứ tư tốn 9.300 + 3 × 90, tức 9.570 TRY. Mua vào tháng thứ tư tốn 10.200. Lợi ích là 630 TRY một tấn. Nếu dự báo đúng, mỗi tấn mua hôm nay dành cho tháng càng xa thì càng mang lại nhiều lợi ích.
Khi sức chứa silo là giới hạn
Nhà máy dùng 2.500 tấn ngô mỗi tháng và, ngoài nhu cầu của tháng này, chỉ còn 4.000 tấn sức chứa silo trống. Không thể mua tất cả ngay hôm nay. Giờ câu hỏi đã khác: nên dành sức chứa silo có hạn cho những tháng nào, và phần còn lại nên mua vào tháng nào?
Những câu hỏi như vậy rất khó giải bằng tay, vì quyết định của mỗi tháng ảnh hưởng đến sức chứa silo của tháng sau. Lượng tồn kho dùng trong tháng thứ hai giải phóng chỗ cho một lần mua mới dành cho tháng thứ ba. Kế hoạch nhiều kỳ giải tất cả các tháng cùng lúc và đồng thời quyết định mua, trữ và dùng bao nhiêu trong mỗi tháng. Kết quả cũng cho ra giá bóng của sức chứa silo. Giá trị đó cho thấy thêm một tấn sức chứa silo sẽ mang lại bao nhiêu, và trực tiếp cho bạn biết thuê kho đến mức giá nào thì còn hợp lý.
Công thức cũng thay đổi theo kỳ
Thế mạnh thực sự của kế hoạch nhiều kỳ là nó không tách việc mua hàng khỏi công thức. Nếu ngô trở nên đắt vào tháng thứ tư, công thức của tháng đó có thể chuyển sang lúa mì hoặc lúa mạch. Khi đó, trữ ngô cho tháng thứ tư mang lại ít hơn dự kiến, vì dù sao công thức tháng đó cũng sẽ dùng ít ngô hơn. Một nhà máy lập kế hoạch mua hàng và công thức riêng rẽ không thể thấy sự tương tác này.
Hợp đồng là một phần của cùng kế hoạch. Nếu bạn biết mình sẽ nhận một lượng khô dầu đậu nành nhất định vào một ngày nhất định, lô hàng đó được đưa thẳng vào tồn kho và sức chứa silo của tháng đó. Nếu tàu đến trễ hoặc hợp đồng bị hủy, giải lại kế hoạch với thông tin cập nhật sẽ tự động điều chỉnh cả kế hoạch cho các tháng khác.
Nhu cầu thức ăn cũng là một dự báo
Trong kế hoạch nhiều kỳ, không chỉ giá mà cả lượng thức ăn sẽ sản xuất trong mỗi kỳ cũng là dự báo. Ở hầu hết các vùng, nhu cầu thức ăn cho gia súc nhai lại tăng vào mùa đông, khi đồng cỏ tàn lụi. Với thức ăn gia cầm, lịch thả giống và các kỳ nghỉ lễ quyết định nhu cầu. Nếu dự báo nhu cầu quá cao, nhà máy giữ tồn kho nhiều hơn mức cần và chi phí lưu kho bị lãng phí. Nếu quá thấp, phải mua gấp trên thị trường vào một tháng giá đắt.
Vì vậy, dự báo nhu cầu của bộ phận bán hàng cần được đưa vào kế hoạch và so sánh với doanh số thực tế ở mỗi lần cập nhật. Nếu chênh lệch giữa dự báo và thực tế cứ lệch về cùng một phía trong nhiều tháng, phương pháp dự báo cần được điều chỉnh. Để các bộ phận mua hàng, bán hàng và lập công thức cùng trao đổi trên một kế hoạch giúp việc điều chỉnh đó nhanh hơn.
Dự báo có thể sai
Tất cả những điều này dựa trên dự báo giá, và dự báo giá thường sai. Nếu ngô vào tháng thứ tư vẫn ở mức 9.400 TRY thay vì 10.200, mỗi tấn mua hôm nay và trữ ba tháng sẽ tốn 9.570 TRY, tức lỗ 170 TRY một tấn. Vì vậy, nên lập kế hoạch nhiều kỳ với vài kịch bản thay vì chỉ một dự báo.
Một phương pháp hiệu quả trong thực tế như sau. Chuẩn bị một kịch bản cơ sở, một kịch bản giá thấp và một kịch bản giá cao. Giải kế hoạch cho từng kịch bản và so sánh lượng mua được đề xuất. Lượng được đề xuất trong cả ba kịch bản là phần có thể mua một cách yên tâm. Phần mà các kịch bản khác nhau nhiều là phần rủi ro, và quyết định ở đó tùy thuộc vào mức chấp nhận rủi ro của công ty. Một số công ty chia phần đó thành nhiều đợt và rải ra theo thời gian.
Bao lâu thì cập nhật?
Kế hoạch nhiều kỳ không phải làm một lần rồi để đó. Nó cần được giải lại mỗi tháng với giá mới, dự báo mới và lượng sử dụng thực tế. Quyết định của tháng đầu tiên được thực hiện, còn quyết định của các tháng sau được giữ như một lộ trình và được xem xét lại ở mỗi lần cập nhật. Cách tiếp cận cuốn chiếu này giữ được tầm nhìn dài hạn trong khi vẫn thích ứng với thay đổi ngắn hạn.
OptiFormula Ultimate lập kế hoạch hướng tới tương lai theo kỳ tuần hoặc tháng. Nó giải đồng thời các dự báo giá cho các kỳ tương lai, hợp đồng kỳ hạn, giới hạn silo và nhu cầu thức ăn theo kỳ. Nhờ đó, bộ phận mua hàng có thể ra quyết định khi nhìn vào toàn bộ khoảng thời gian kế hoạch, chứ không chỉ giá hôm nay.
Không có câu trả lời duy nhất cho việc nên mua lúc thu hoạch hay vào mùa xuân. Câu trả lời phụ thuộc vào chênh lệch giá, chi phí lưu kho, sức chứa silo và nhu cầu của công thức trong những tháng đó. Một kế hoạch nhìn thấy tất cả những yếu tố này cùng lúc cho nền tảng vững chắc hơn nhiều so với một quyết định dựa trên cảm tính.
